電子契約とは？紙の契約書に対する優位性を紹介します
電子契約は、紙の契約と異なり、電子データのみで契約書の作成、締結までを行います。まだ電子契約を導入していない企業が導入すれば、大きなメリットがあると考えられます。
ここでは電子契約と紙の契約の違いと電子契約のメリットを中心に基本からご説明します。
目次
1、電子契約とは？なにが紙の契約と違うの？
紙の契約は、契約書の起案、契約書のチェックおよび修正、契約書の承認、契約書の締結を紙で行います。契約の締結に当たっては、押印を物理的に行うほか、印紙の貼付も契約書の種類に応じて必要なのが一般的です。
これに対して、電子契約では、電子データで契約書を作成し、契約書のチェックおよび修正、承認、締結を電子署名で行います。
紙の契約書の作成プロセスと異なり、電子契約サービスなどの専用サービスを使って契約業務をすべて電子データで行うので、業務をすべてデジタル化できます。
ペーパレス契約なので、紙も保管場所もいらない
紙の契約と、電子契約の違いの大きなポイントとして、電子契約では印刷に使う用紙や書類の保管場所が必要ないという点が挙げられます。
当然ながら、プリントアウトが必要ないので、複合機なども不要です。
これにより、機材のコスト、保管や管理にかかるコストを減らすことが可能になります。
印紙がいらない
電子契約では、印紙が必要ありません。印紙税法上の「文書」に紙の契約書は該当しますが、電子契約は文書に該当しないので、印紙税は非課税です。双方が電子的に契約を締結し、紙で返送、保管しないことが条件ですが、非課税になるため、印紙税の節約にもなります。
契約にかかる時間と手間を省ける
電子契約では、契約にかかる時間と手間を省くことができます。契約締結、調印または署名のために出社する必要がなく、押印のために担当部署の処理を待つ時間なども大幅に短縮できます。
海外に契約相手がいる場合などでは、紙の契約書では送付・返送に時間がかかってしまいますが、電子契約の場合は待ち時間が必要ありません。
2、電子署名と、電子契約の関係とは？
電子署名は、たとえば弁護士ドットコムのクラウドサインが日本で使われているものの代表例です。署名と異なり、電子データの契約書に暗号化技術を用いて、第三者から読み取られたり改ざんされたりすることが発生しにくい仕様です。もともと、印鑑は契約書の改ざん防止のために使われています。捺印欄だけでなく、契印など、改ざんを予防するための捺印も行うことが一般的です。
印鑑は、盗難されてしまえば、他人が簡単になりすまし出来ることが弱点です。この点、暗号化技術を使うと、そもそも読み取られにくくすることが可能で、改ざんの可能性を極めて小さくすることができます。また、権限のある者にしか署名ができないようにもできるため、より安全なものとなります。
暗号化技術は、他の電子署名でも利用されていますが、印鑑よりも契約締結を安全に行う技術とされており、電子契約ならではの技術的な安全対策として使われます。紙にはこうした技術が使えません。
3、電子契約のメリットとは？
紙の契約書から電子契約に切り替えることで、以下のようなメリットがあります。 また、DXを推進する上でも、好ましい環境を作れるものと考えられます。
業務の効率化
電子契約なら、出社しなくても契約書の作成・承認・締結が可能です。押印のためだけに現地に出向くのにかかる時間や手間を省けます。それだけ業務効率を上げることが可能です。
また、大量の紙を整理するなどの業務の手間も省けます。電子契約サービスを使って、契約書の作成から締結までを行い、システム上で一元管理する方法なら、より効果的に業務効率を上げることが可能です。
テレワーク中でも、社内承認や契約締結が可能
コロナ禍の中、以前より普及したテレワークですが、電子契約にすると、テレワークが行いやすくなります。社内承認・契約締結など、契約書の作成から締結プロセスがすべて電子データで完結できるので、出社が不要になるからです。
システム上で社内承認や契約締結を完結し、クラウドサインなどの暗号化技術を用いた電子署名を利用すると、契約業務はより安全で迅速になり、さらに働き方を変えることにも役に立ち、効果は一石二鳥以上、といえるでしょう。
コストの削減
電子契約では、コピー機・保管場所・紙・印紙・郵送代といったコストをカットできます。
電子契約に利用するサービスやシステムの導入に初期投資がかかっても、紙の契約にかかるコストがなくなると、電子契約化に必要なコストを上回る効果を出すことが可能です。
4、電子契約化を進める方法は、電子契約サービスと契約書管理システムの組み合わせで
電子契約化は、最も簡単に行うとすれば、クラウドサインなどの電子契約サービスと、Wordなどの文書アプリ、 Acrobat Reader があれば開始できますが、それだけでは保管や契約書の締結日、更新日などの管理がしにくいでしょう。
より電子契約のメリットを確実に得るには、保管も管理もしやすい契約書管理システムの導入がおすすめです。さらに、ワークフロー・電子署名との連携ができれば、承認までもシステム上でできるようになるので、すべての契約書関連業務を完結させることもできます。
5、どの会社でも使いやすい「契約書管理 on kintone」で電子契約化を！
電子契約を導入するメリットは、業務の効率化・コスト削減など、目に見えて大きなものがあります。
電子契約化を手軽に始めて、電子契約サービスとワークフローを連携させるなら、ぜひおすすめしたいのが「契約書管理 on kintone」です。どの規模の会社でも導入しやすく、更にシステムなどに慣れていない方でも使いやすいUIを搭載しています。そしてkintone のワークフローとクラウドサインとの連携で、契約書に関連する業務を効率的に進められます。
