契約書管理システム比較4選 自社に合ったシステムを導入するには？
取引の数だけ契約書があるため、有効期間などを人の目でチェック、手作業で管理をすると膨大な手間と時間がかかります。
そこで、契約書管理の本来の目的である「業務の効率化」「リスク管理の一元化」の2つに沿って契約書管理の方法を考える必要があります。
契約書管理を効率化する方法として、システムを使うことが有効な選択肢と考えられます。
本コラムでは、おすすめの契約書管理システムを4つ選んで比較しました。導入検討の参考になれば幸いです。
目次
1、契約書管理はシステムを使うと便利！
契約書管理は膨大な工数を必要とする大きな仕事です。しかし、手作業をできるだけ省き、システムで管理できると効率良く目的を達成することができます。
システムで管理することの意味・メリットをご紹介する前に、おさらいとして押さえておきたいのが契約書管理の目的です。
契約書管理の目的は、次の2点におおむね集約されます。
契約書に関する業務を効率化できる
契約書には、有効期限の管理やコンプライアンスの必要性から、一斉改訂を行うなどの事態が生じることがあります。システムで一元管理ができていると、こうした事態でも一括で対応でき、工数を削減できます。
逆に、「事業部ごとに管理をしている」「管理の仕方がバラバラである」となると、各部から契約書を集め、また返却するなどの必要が出ることや抜けや漏れが出る恐れがあります。
リスク管理
システムで更新管理を行うと、契約書の更新日に関して、事前に担当者に通知することができるため、更新が必要な契約書については継続を、更新が不要な契約書については非継続を、システムからの通知に従い、事前に対応することができます。よって、例えば、契約を更新しない契約書に関して、そのまま対価を支払い、契約を継続してしまうリスクを回避することができます。
契約書管理システムではライセンスの管理も可能ですが、契約書・利用規約などを横断的に管理していないと、利用条件に従った運用ができなくなるなどのリスクも生じます。最悪の場合、訴訟に発展してしまう可能性もゼロではありません。そのほか、外注の管理・固定資産管理なども契約書をベースにシステムで行うことで、関連リスクを避けることができます。
ご紹介したように、契約書管理はシステムで迅速・効率的に、そして漏れのないように行うことが大切です。
2、契約書管理をシステムで行うことのメリット
契約書管理を手作業・Excelなどではなく、システムで行うメリットは次の通りです。
1.作業を効率化できる
多くの契約書管理システムは、キーワードで検索ができるため、契約書を探す時間を軽減できます。さらに、有効期限の期限管理・更新期限の管理におけるアラート機能が付いているため、期限を手作業でチェックしなくても自動で知らせてくれるので、間違いがありません。
2．見やすい、一覧性が高い
契約書管理システムを活用することで、管理する対象の契約書を最適なかたちで一覧化できます。Excelなどで管理するよりも、全体を把握しやすくなります。
3．リスク管理がしやすい
紙で管理している場合、閲覧および更新のために物理的に紙の移送が発生するため、紛失するリスクがあります。電子化してシステムで管理することで、このようなリスクを低減することができます。さらに、いつ誰が契約書にアクセスしたか把握しやすくなることから、契約書に関してこれから発生しそうなリスクの予測を行い、事前に対策を立てることが可能になります。
本来、契約書管理のみにかかるはずだった時間を、リスク管理のために使えるようになるのです。
3、代表的な契約書管理システムをご紹介
業務効率化や、リスク管理のしやすさなど、ご紹介したメリットを実現しやすいおすすめのシステムを4つご紹介します。
L社製品
契約書管理システムの中でもよく使われているのがL社製品です。
契約書管理はもちろんのこと、ひな形の提供やチェック機能があり、法務部をシステムで提供しているような存在として頼りにできるでしょう。
AI機能により、高度なチェック機能もあるので、チェック機能まで欲しいと思う企業にとって利用価値が高いシステムです。
R社製品
各種ソフトウェアをシリーズ化して販売しているR社では、同社シリーズの会計ソフトと併せて使うことで、帳票や契約書を一貫したインターフェースで整理できます。、効率化を重視する会社には、お勧めです。
O社製品
「契約書の数が多い」
「契約書をチェックする人員はいる」
「チェックを助ける機能が多く欲しい」
という場合には、O社製品は使い勝手が良いでしょう。
アラート・期限管理のほか、分類・紐づけ管理・パワフルな検索機能で多数の情報を管理しやすいこと、原本の取り出しやすさなど、人の補助をする機能が充実しています。
少し規模が大きな会社が本格的に契約書管理を行う際に導入する例が多いようです。
契約書管理 on kintone
どの規模の会社にも使いやすく、業務効率化の効果が出やすいのが契約書管理 on kintoneです。グループウェアのkintoneとの連携も簡単にできて、契約書そのものの管理とワークフローやクラウドサインとつなげて一連の契約関連業務の効率化を図ることができます。
インターフェースは初めて契約書管理をする方にも使いやすく、外出先からも気軽に契約書をチェックできる点も使い勝手の良い契約書管理ソリューションです。
4、初めての契約書管理システムの選び方のポイント
選び方のポイントとしては、使いやすさ、モバイル連携、アラート、電子帳票保存法に対応しやすいか、セキュリティは強固か、という点から選ぶことです。
これに加えて、自社でどの機能を重視するかを加味して選びましょう。
逆に、コストだけを重視するのはおすすめしません。契約書管理システムの多くは、1ユーザー当たり月額数万円から使えるものがほとんどなので、業務効率化によって削減できる人件費を考えるとコストは回収できるはずです。
5、まとめ：初めての契約書管理にも「契約書管理 on kintone」
契約書管理システムは、手作業だと膨大な工数になる契約書管理業務を効率化し、リスク管理を行いやすくするために不可欠なものだといっても過言ではありません。
ここでは4製品をご紹介しましたが、初めて契約書をシステムで管理することを検討される方におすすめするソリューションは、インターフェースがわかりやすい「契約書管理 on kintone」です。迷ったときには無料トライアルから実際に触って、誰にでも使いやすい便利さを実感してみてください。
