契約書管理とは

契約書管理では、紙の契約書も電子契約書も両方の契約情報を一元管理することが重要です。これにより、一層の業務効率化が期待できます。契約書情報を一元管理することで、社内での情報共有がスムーズになり、意思決定のスピード向上にもつながります。

契約情報を一元管理した上で社内に共有することで、業務や経営における意思決定のスピードアップを実現できます。変化が激しい現代において、スピーディな意思決定は競争力強化に直結します。契約書管理を行う際は、情報共有しやすい方法を取りましょう。

契約書には、契約の満了日や終了日といった有効期限を設けているものもあるので、有効期限も管理しなければなりません。再契約が必要であれば満了の前に合意を取り、終了後に使用権がなくなる場合は関係者に知らせ使い続けてしまうといった事態を防ぎます。

複数の従業員が契約書を締結するため、統一のルールが設けられていないと管理が煩雑になってしまいます。
契約の締結から廃棄までのルールを明文化した上で、契約書に関わる全て従業員がいつでも確認できるようにしておきましょう。

契約書には経営戦略に関わる重大な情報などが含まれているため、誰にでも開示してしまうと不都合な場合もあります。カテゴリごとにアクセス可能な従業員のみに閲覧権限を与えるなど制限をかけられると、情報漏えいの防止などのリスク回避が可能になります

契約書を紙のまま管理するのではなく電子化してデータで管理できれば、業務効率化につながるだけでなく、印刷代や郵送代などのコスト削減ができたり、紛失や改ざんを防いでガバナンス強化を実現できたり、テレワークなど柔軟な働き方の提供も可能になります。

契約書管理 on kintoneは、標準機能で電子帳簿保存法の改正に対応しています。
このため、お客様は、契約書管理 on kintoneを導入して、基本的な管理機能を利用するだけで改正電子帳簿保存法に対応可能です。
契約書管理に携わるすべての従業員が改正電子帳簿保存法の詳細を記憶する必要はありません。

契約書管理 on kintoneは、テンプレート+プラグインで提供しております。これにより、お客様自身が運用に合わせてカスタマイズ可能な「柔軟性」と、標準機能では実現できない便利なプラグインで「利便性」を実現しました。
お客様は、kintoneの標準機能をそのまま使用する際の設定のしやすさと、カスタマイズした際の使いやすさの良いところ取りが可能です。kintoneの柔軟性を活かし、契約書に関わる管理業務の効率化を実現してください。

契約書管理 on kintoneでは、クラウドサイン連携やLINE WORKS連携、kintoneで便利に使えるプラグイン集ATTAZoo+などのオプション機能をご用意しています。
これらをご活用いただくことで、利便性を向上し、さらなる業務効率化を目指していただけます。

契約書管理 on kintoneシステムを提供する新明和ソフトテクノロジには、kintoneのサービス提供開始の初期からkintoneプラットフォーム上での開発経験を持つメンバーが多く在籍しています。このため、将来的な拡張も含め、広い視点で開発を行うため、コンサルティングも含めたサービス提供が可能です。
導入済みのkintoneをもっと活用したいというお客様にも、契約書管理システムの導入が初めてというお客様にも、安心してご相談いただけます。