脱はんこの実現方法とは？なぜ必要？
脱ハンコ、すなわち電子契約化は、テレワークの出社の手間と時間を省くものとして特にコロナ禍以降クローズアップされています。大手企業を中心に脱ハンコも普及していますが、どのように始めたら良いか、わからない企業様もあるでしょう。
そこで脱ハンコを始めるには何が必要か、そして脱ハンコのメリット・留意点などについてお伝えします。
目次
1、脱ハンコはなぜ必要？どうやって実現したらいい？
脱ハンコは、社内の承認手続きなどはそれほど難しいことではなく、たとえばアドビのAcrobat Reader に搭載されているスタンプ機能を使って、社内承認を進めることが考えられます。
ここで、外部とのやりとりが発生する契約書の脱ハンコをどうやって進めるかが、ポイントとなります。
は、電子署名を使って進めることができます。社内の承認プロセスと違い、改ざんなどの危険がないようにするために、暗号化技術を用いた電子署名を使うことが一般的です。日本では、代表的な製品に弁護士ドットコムのクラウドサインがあります。
さらに、契約書関連業務には、作成した契約書を承認するプロセス、保管し更新管理を行うプロセスがあります。これらのプロセスを脱ハンコし、電子契約にした場合どのように進めるかが問題になります。
この点は、電子契約サービスと契約書管理システムを組み合わせて進めることをお勧めします。さらに業務を効率化し、これらの効果を高めるには、電子署名とワークフローを連携させて、一元的に契約書関連業務を管理できるようにすることです。こうすることにより、大幅に業務効率が上がり、スピーディに契約書管理業務を行うことができるようになるのです。
2、脱ハンコ・電子契約化の必要性
脱ハンコ・電子契約化は、テレワークで出社の手間を省くための解決策として注目されました。しかし、それまで膨大な時間とお金を費やしてきた紙の管理にかかる手間や、紙の保存にかかるコストが脱ハンコ・電子契約化によりカットできることがわかり、さらに脱ハンコ・電子契約化は今まで以上に強力に推進されています。今はもう「自分の会社は脱ハンコ・電子契約化を進めているが、取引先が対応できない」といった状況にありません。
3、脱ハンコ・電子契約化のメリットとデメリット
ところで、脱ハンコ・電子契約化にはどんなメリット・デメリットがあるのでしょう。ここまで普及してきているのは、メリットがデメリットを上回ると判断されたからですが、それはなぜでしょうか。もう少し具体的に見て行きましょう。
メリット
① テレワーク推進
脱ハンコ・電子契約化により、物理的に押印をする手間は必要がなくなります。テレワークと、脱ハンコ・電子契約化がワンセットといってよいほど普及しているのは、物理的な押印・紙の管理などのために出社する必要がないからです。
② コスト削減
脱ハンコ・電子契約化により、紙の契約書は必要なくなります。紙の書類で契約を行う場合には、保管スペースや、複合機などにコストをかける必要がありました。これらが不要になる分、コスト削減が可能です。
また、電子契約は印紙が不要なので、さらにコスト削減の効果を出すことができます。
契約書管理システムや、クラウドサインなどの導入にコストをかけたとしても、コストカットできる効果の方が優に上回ることが期待できます。
③ 業務のスピードアップ
電子データで契約書の作成から締結まで完結できると、押印処理のための待ち時間や、出社して押印する必要がなくなるので、業務がスピードアップします。簡単な契約書であれば、即日作成・即日承認および署名などといった、今までにないスピードで業務を完結できるでしょう。
④ コンプライアンス強化
電子契約は紙の契約書よりも、コンプライアンス上必要な条項を補充する、あるいはコンプライアンスの観点から不適切となった条項を削除するなど、契約書の管理に必要な業務を行いやすくなります。
特にシステムで契約書を一元管理できる場合、これらの業務の効率性は大幅に上がります。
さらに、電子署名は、契約書の機密性を保護しやすい暗号化技術を用いているので、情報セキュリティに関するコンプライアンスも向上します。
デメリット
① ペーパレス化に移行するための、初期投資がかかる
脱ハンコ・電子契約化するには、電子契約サービスや契約書管理システムなどの導入に、初期投資が必要です。また、ペーパレス化を進めるにあたり、過去の契約書を契約書管理システムに設定するなど工数がかかります。
しかし、いったん電子契約化を進めると、その後の紙管理にかかるコストはカットできるので、外注などを上手に使ってペーパレス化を進めることがおすすめです。
② 業務フローを変えるための工数がかかる
契約書の作成から締結までの業務フローを変えることは、手間と時間がかかります。
社内への周知徹底、場合によっては社内研修の開催など、使いやすいシステムを使っても、やはりそれなりの時間と手間を割く必要があるのでしょう。
4、デメリットを押さえて、電子契約化を実現する方法とは？
デメリットを押さえて、電子契約化を実現する方法は、電子契約サービスや契約書管理システムなどの導入コストを出来るだけおさえることです。また、システムの導入には、あまり時間がかからないものを選んでおくと、時間投資を抑えることができるでしょう。
さらに、過去にさかのぼったペーパレス化は、ある程度、年数を区切ってすべてを電子化の対象にはしないことや、効率よくペーパレス化を進めてくれる外注先の利用などが考えられます。
5、これならスピーディに電子契約化！電子契約サービスと契約書管理システムの組み合わせ
脱ハンコ・電子契約化を進めるには、契約書の管理方法のことも考えておくべきことはすでにご紹介しました。
クラウドサインのような電子契約サービス導入と、クラウドで利用できる契約書管理システムを同時に導入し、作成・締結した契約書をシステムで一元管理できるようにすると、素早い導入と便利な運用を短期間で実現することができます。
実際に契約書の承認や管理も、現在普及している契約書管理システムを中心に業務を組み立ててみると、効率の良さと、簡単さに驚かれることでしょう。
6、「クラウドサイン」と「契約書管理 on kintone」の組み合わせのすすめ
契約書を脱ハンコ・電子契約化する際は、単に電子署名を導入するのではなく、契約書管理システムを中心にしてワークフローとの連携も考えておくと電子契約のメリットが生かしやすいと考えられます。
そこでワークフロー・電子契約の連携を進めやすい「契約書管理 on kintone」で、脱ハンコ・電子契約化を進めてみませんか？クラウドベースのため、導入も運用も簡単、契約書作成から締結、管理まで一元的にシステムで業務を行うことができます。
