電子帳簿保存法改正の対策は、kintoneで解決！専用システムを導入せずにkintoneで対策しましょう！
みなさん、電子帳簿保存法改正はご存知ですか？
どの企業にも対応が求められており、最近とても話題になっているので、耳にしたことのある方も多いのではないでしょうか？
「電子帳簿保存法（略して、電帳法とも言います）は、2022年1月に改正された法律で、国税関係帳簿書類（帳簿、書類、契約書などの書類）を電子データで保存することを規定した法律となります。例えば、今までWEBやメールで受領していたPDF書類を印刷して保管していた場合など、今までと同じ管理方法では、この法改正に対応できない場合もあるかもしれません。
電子帳簿保存法改正って何？その１
「メールやWEBなど電子で受け取った書類」は「電子で保存する」ことが必須に！
電子帳簿保存法改正のポイントは4つあります。- 承認制度の廃止
- タイムスタンプの要件緩和
- 検索要件の緩和
- 電子取引データの保存義務化
この中で、最も多くの企業で対応を求められるのが、④電子取引データの保存義務化でしょう。
この④の要件ですが、なんとkintoneで対応できてしまうのです。
例えば、メールやWEBで受け取ったPDFの書類（注文書、請求書、契約書など受け取る書類は様々・・・）ですが、これらの国税関係帳簿書類は、紙に印刷して保存することが認められなくなりました。
とりあえずメールで書類を受け取ったら、紙に出力してファイリングして保管・・・思い当たる節はありませんか？
しかし、kintoneで対応できるといっても、上記の対応も含め、kintoneの開発に自信のない企業様もいらっしゃると思います。
そういうときは、弊社のkintone導入開発コンサルティングサービスのご利用をぜひ、検討ください！
上記の対応から、kintoneアプリの開発・連携まで、経験豊富な弊社が皆様をサポートいたします。
※法改正への対応は2024年1月1日までの猶予期間が設けられております。
※そもそも紙で受け取った対象書類は、これまで同様、紙での保管が認められています。
電子帳簿保存法改正って何？その２
対象書類を電子保存するだけでは、法改正に対応しきれない
では、他に何が必要なのでしょうか？これもkintoneで解決できます！
さて、これまでの話から「メールやWEBで受け取った対象書類電子データを、どっかの共有フォルダに保存していけばいいのでしょう？」と思ったそこのあなた、
それだけではこの法改正には対応不十分なのです・・・
これには、この法改正の「真実性」「可視性」の要件を満たすことが必要となり、この要件を満たすための仕組み（システムやソリューション）が必要となるのです。
「真実性」の要件
「真実性」の要件を満たすには、以下の１～４つの条件のうち、いずれか１つに対応する必要がでてきます。
➀タイムスタンプが付与された後、取引情報の授受を行う
②取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付与し保存を行う、または監督者に関する情報を確認できるようにする
③記録事項の訂正・削除を行った場合、これらの事実及び内容を確認できるシステム・ソリューション
または記録事項の訂正・削除を行うことができないシステム・ソリューションで取引情報の授受および保存を行う
④正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う
この要件②ですが、kintoneアプリとタイムスタンプの連携サービスを利用することで解決できます。
例えば、電子契約サービスと組み合わせるのもアリです。電子契約サービスにより契約した契約書類をkintoneに連携し、kintoneで確認できるようにするのも、契約書管理 on kintoneを利用すれば実現可能！
要件④に関しても、訂正・削除に関する規定に沿って、kintoneで制御すれば対応できます！
「可視性」の要件
「可視性」の要件を満たすには、以下のすべての要件を満たす必要があります。
➀保存場所に、パソコンなどの電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく必要がある
②電子計算機処理システムの概要書を備える
③対象書類の検索機能を確保する
さて、ここまで読み進めると、kintoneで電子帳簿保存法改正の対応ができるのでは？とお分かりいただけたと思います。
ぜひ、kintoneベースで動作するアプリケーション「契約書管理 on kintone」で電子帳簿保存法改正の対応を検討しませんか？
そして、システム連携やアプリ連携など、ノウハウがないお客様でも弊社のkintone導入開発コンサルティングサービスをご利用いただくことで解決できます！
ぜひ、弊社にご相談ください！
