製造業のExcel管理をkintoneに移行する手順とは？注意点も解説
製造業の現場では、日報や点検表、生産実績の管理にExcelを使い続けているケースが多く見受けられます。しかし、ファイルの乱立や転記ミス、複数人での同時編集ができないといった課題が積み重なり、「別の方法へ移行したい」と考え始めている担当者の方もいるのではないでしょうか。いざ移行を検討しても、具体的な手順がわからなかったり、現場が混乱しないか不安に感じたりすることもあるでしょう。
こちらでは、製造業がExcelからkintoneに移行するメリットをはじめ、実際に進める際の手順と注意点を掘り下げます。移行後のイメージを具体的に持ちたい製造業の方は、ぜひ参考にしてください。
目次
1. 製造業のExcel管理をkintoneに移行するメリット
Excelからkintoneへ移行することで、製造現場の日常業務にはさまざまな変化が生まれます。ここでは、とくに実感しやすい3つのメリットを見ていきましょう。
1.1 転記・二重入力のミスが軽減される
製造現場では、紙やExcelに記録した数値を別のファイルへ転記する作業が日常的に発生しやすい環境です。この転記の手間が、入力ミスや数値のズレを引き起こす原因になることがあります。
kintoneでは、スマートフォンやタブレットから直接データを入力できるため、紙への記録とその後の転記という手順を省略しやすくなります。入力の手間が減ることで、ミスが生じるポイント自体を減らせるのは、現場にとって大きな変化といえるでしょう。
1.2 複数拠点・複数人でリアルタイム共有できる
Excelファイルは、誰かが開いて編集している間は、ほかの人が更新できないのが基本です。複数の拠点を持つ製造業では、この制約が情報共有のタイムラグにつながることも少なくありません。
kintoneはクラウド上でデータを管理するため、離れた拠点の担当者が同じ画面をほぼ同時に参照・更新することが可能です。生産状況や在庫の変化をリアルタイムに把握することで、判断のスピードが上がり、現場と管理部門の連携も取りやすくなります。
1.3 製造にかかわるデータを一元管理できる
Excelで管理していると、日報・点検表・生産実績・在庫などのデータがファイルごとに分散しやすいものです。担当者が変わるたびにファイルの場所やフォーマットを確認する手間が生じ、情報の属人化につながることもあります。
kintoneでは、これらのデータを用途別のアプリとして1つの環境にまとめられます。どの担当者でも同じ場所から必要な情報にアクセス可能なため、引き継ぎや確認作業の負担を軽減しやすくなるでしょう。日報・生産実績・在庫・点検記録など、製造にかかわる複数の業務データをkintone上で連携できる点は、Excel管理との大きな違いの1つです。
新明和ソフトテクノロジは、製造業のkintone導入から運用定着までを段階的に支援しています。どの業務からkintoneに切り替えるべきか整理したい方は、製造現場向け伴走支援サービスの詳細をご覧ください。
2. Excelからkintoneに移行する手順
Excelからkintoneへの移行は、順序立てて進めることで現場の混乱を抑えやすくなります。製造業での移行をスムーズに進めるための手順は、以下のとおりです。
2.1 移行対象の業務を洗い出す
移行を始める前に、まず社内でExcelを使っている業務を棚卸しすることが重要です。日報・点検表・生産実績・在庫管理など、製造現場では複数の業務がExcelで動いていることが多く、すべてを一度に把握しておく必要があります。洗い出した業務を整理したら、kintoneへの移行に適しているものと、当面はExcelのまま残すものを分けて優先順位をつけましょう。
新明和ソフトテクノロジは、新明和グループのIT会社として2016年からkintone開発に携わってきた実績を持っています。どの業務から手をつければよいか判断に迷っている方は、製造業への支援も含めた強みや取り組みをご覧ください。
2.2 kintoneアプリを作成してテスト運用する
移行対象の業務が決まったら、kintone上にアプリを作成します。kintoneはノーコードで操作できるため、専門的なプログラミング知識がなくてもアプリの構築が可能です。
ただし、最初から完成形を目指す必要はありません。まずはシンプルな構成で動かしてみて、実際の業務の流れに合っているかをテスト運用で確認することが大切です。現場からのフィードバックをもとに少しずつ調整していくことで、使いやすいアプリに仕上げていきましょう。
2.3 現場スタッフへの周知と定着を進める
アプリが完成したら、実際に使うスタッフへ周知します。操作方法の説明だけでなく、「なぜExcelからkintoneに切り替えるのか」という背景や目的を伝えることが、現場の理解を得るうえで欠かせません。
新しいツールへの切り替えに戸惑うスタッフが出ることも想定しておくとよいでしょう。操作に不慣れな方にはサポートできる体制を整えておくと、定着までの期間を短縮しやすくなります。
3. Excelからkintoneに移行する際の注意点
Excelからkintoneへの移行をスムーズに進めるには、事前に押さえておくべき失敗パターンがあります。ここでは、製造業での移行でつまずきやすい注意点を3つ紹介します。
3.1 一度に全業務を移行しようとすると現場が混乱する
製造現場では複数の業務がExcelで動いていることが多く、これらを一度にkintoneへ切り替えようとすると現場への負担が集中しやすくなります。
まずは影響範囲を小さく、効果を確認しやすい業務から着手するのが現実的です。1つの業務で運用が安定してから次へ進むという段階的なアプローチが、現場の混乱を抑えながら移行を進めるうえで有効でしょう。
3.2 現場スタッフがExcel操作から切り替えられず定着しない
kintoneの導入後に起きやすい課題の1つが、現場スタッフへの定着です。長年Excelに慣れた環境では、新しい操作に戸惑いを感じるスタッフが出ることも珍しくありません。
とくに製造現場は年齢層が幅広く、デジタルツールへの抵抗感を持つスタッフもいることを前提に計画を立てておくことが大切です。また、入力フォームをできるだけシンプルに設計しておくことも、定着を後押しする要素の1つといえるでしょう。
3.3 取引先の帳票文化を考慮せずに進めるとあとで困る
社内の業務をkintoneに移行したあと、見落としがちなのが取引先とのやりとりです。製造業では、発注書・納品書・検査成績書など、取引先が指定するフォーマットのExcel帳票を使うケースが多くあります。
kintoneへの移行を進める際は、社内で完結する業務と取引先がかかわる業務を事前に整理しておくことが求められます。取引先向けの帳票はExcel出力の運用を残しつつ、社内管理はkintoneで行うという使い分けが、現実的な対応となるでしょう。
4. 製造業のExcel管理をkintoneに移行するなら新明和ソフトテクノロジ
製造業のExcel管理をkintoneへ移行することで、転記ミスの軽減やリアルタイムでの情報共有、製造データの一元管理といった変化が期待できます。一方で、スムーズに移行するには、業務の優先順位づけや現場への丁寧な周知、取引先の帳票文化への配慮など事前に押さえておくべきポイントはさまざまです。
新明和ソフトテクノロジは、新明和グループのIT会社として2016年からkintone開発に携わってきた実績を持ち、製造業の業務調査・要件整理からアプリ構築・運用定着まで一貫して支援しています。「どの業務から移行すればよいかわからない」「現場に定着させる自信がない」とお悩みの方は、まずは製造業の導入事例をご覧いただき、支援内容や進め方のイメージをつかんでみてください。
【Q＆A】製造業のExcelからkintone移行に関する解説
Q1．製造業がExcelからkintoneに移行すると、現場ではどのような変化がありますか？
A．転記や二重入力によるミスが軽減されるほか、複数拠点のスタッフがリアルタイムで情報を共有できます。
Q2．Excelからkintoneへはどのような手順で移行すればよいですか？
A．まず社内のExcel業務を洗い出し、移行対象と優先順位を決めましょう。その後、kintoneアプリを作成してテスト運用し、現場からのフィードバックをもとに調整します。
Q3．Excelからkintoneへ移行する際に気をつけることはありますか？
A．全業務を一度に移行しようとすると現場が混乱しやすいため、段階的に進めることが大切です。現場スタッフがツールに慣れるまでのサポート体制も整えておきましょう。
