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契約書管理や、帳票の管理など、企業には管理すべき書類が非常に多くあります。さらに、法令改正などにも適切に対処しなければなりません。文書の管理の基礎である契約書管理の概要と目的、そして改正される電子帳簿保存法への対応として、契約書管理に関する必要な対応について、まとめてお伝えします。

契約書管理とは?その必要性と方法について

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契約書管理とは?その必要性と方法について

契約書管理や、帳票の管理など、企業には管理すべき書類が非常に多くあります。さらに、法令改正などにも適切に対処しなければなりません。

文書の管理の基礎である契約書管理の概要と目的、そして改正される電子帳簿保存法への対応として、契約書管理に関する必要な対応について、まとめてお伝えします。

 

1、契約書管理とは?

契約書管理とは、契約書の作成・保管・廃棄まで、契約書のライフサイクルを一元管理することをいいます。契約内容の管理や契約期間の管理など、管理項目は細分化されていますが、契約期間が満了するまでを一元的に管理できて、「見える化」しておくことがポイントです。

 

2、なぜ契約書管理は必要?

契約書管理の必要性は、大きく分けて「業務の効率化」と、「リスクの一元管理」の二つがあります。

業務の効率化

ひとつには、例えば契約書を部署でばらばらに管理をしていると、契約の更新漏れや一斉に法改正に対応するための改定・機密情報である契約書の安全管理がしにくいなどの問題が生じます。

これらは、法的なリスクでもありますが、何よりも業務効率を阻害する要因となってしまいます。探す手間、契約書ごとに覚書をつくる手間など、管理をしないとより工数がかかって大変です。

リスクの一元管理(契約書のリスクを横断的に把握・コンプライアンス対策など)

「契約書のリスクを相互に比べて望ましい文言に契約を改定する」「ある種の契約書については一定の文言が業法改正などで必要になったため、一斉に改訂を行う」などのリスク管理は事業活動につきものの法的問題です。こうした問題に備え、契約改訂などのリスク管理策を十分施すには、一元管理が必要です。

一元管理ができず、事業部に任せて分散管理をするようなことをしていると、抜け漏れが出てしまい、最悪、民事上の損害賠償請求や、業法違反など会社のリスクとなることが考えられます。

 

3、契約書管理と電子帳簿保存法との関係は?

電子帳簿保存法では、電子取引された契約書を電子で保管する必要があります。改正法では、電子取引、例えばメールなどを使う取引に関する書類(取引書類)を電子データのままで法令に定める年限保管する必要があります。

電子取引の範囲は極めて広いので、ほとんどの契約書(電子データで受けとった場合)には、電子書類としての保管義務があると考えておいたほうが良いでしょう。

また、契約書は、真実性の要件を満たすことと、可視性の要件といって、検索可能な形で保存することが必要です。真実性の要件を満たすことに利用されるのはタイムスタンプです。電子署名をお使いの場合、署名プラットフォームに用意されているタイムスタンプ機能で対応することが一般的であると考えられます。中には、社内規定により訂正や削除を制限し対応している企業もありますが、タイムスタンプ機能を利用することが、より確実といえるでしょう。

これらの要件を電子書類の保管で満たすことができない場合、最悪は重加算税の賦課や、青色申告の取り消しなども考えられます。

電子帳簿保存法とは?(法令の概説を紹介)

もともと、電子帳簿保存法とは、各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電磁的記録(電子データ)による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。

取引情報の一部である契約書についても、保存義務があり、先ほどご紹介した真実性・可視性の要件を満たすことができます。

電子帳簿保存法で契約書管理はどうする?

電子帳簿保存法での契約書管理は、電子取引された契約書は電子で保管・管理を行う必要があります。これを機会に、作成にも電子的な手段を使って紙の管理から脱却し、業務の効率化を徹底することがおすすめです。これにより、契約書管理に使う時間を捻出、抜けもれなく保管年限の管理・リスク管理を行うことができます。

電子データの保存を行うのに便利なのは、クラウドベースの契約書管理ソリューションを利用することです。タイムスタンプの機能が付いた電子署名と契約書管理を連携させると、より効果的に電子帳簿保存法に対応できます。

契約書管理の大きな目的は「業務の効率化」と「リスクの一元管理」の2つです。契約書管理ソリューションが使えると、一部自動化された機能により、効率性がぐっと上がることが期待できます。

また他のワークフローなども組み合わせると、契約書のチェックから、保管まで一気通貫で進めることができるので、リスク管理を抜けもれなく行うことも容易になります。

 

4、まとめ:kintoneなら契約書管理も便利!

なかなか管理方法がわからない場合には、使いやすい契約書管理ソリューション、「契約書管理 on kintone」の利用を検討してはいかがでしょうか。「契約書管理 on kintone」はUIが直感的にわかりやすく、操作が容易でクラウドベースのため、導入も短期間で行えます。

さらに、もちろん、kintoneと連携しているので、例えば契約のドラフトの承認、事業部長の承認、押印申請といった契約書のライフサイクルに合わせた管理ができます。モバイルアクセスもOK、有効期限・保管期限の管理もアラート機能に任せることもできて非常に便利です。

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