DX（＝デジタルトランスフォーメーション）の中でも管理部門のDXは、全社のDXのカギを握るポイントです。管理部門の業務が効率化できれば、会社全体に業務改善の効果が広がるためです。
そんな管理部門のDXは、どこから手を付けて進めれば良いか、どんなプロセスを見直すべきか、また、その必要性についても詳細にご説明します。
目次
今後ますます少子高齢化により人手が不足するので、管理部門の人材をもっと生産的な業務に活用するためにも、管理部門のDXが必要です。
一言でいうと、管理部門の生産性を上げることにその目的が認められるのです。
また働き方改革をし、残業時間を減らすことも重要な課題です。
管理部門の業務は、「企画」と「事務」の二種類に分けられます。「企画」の典型的な業務は研修、管理部門の横断プロジェクト、新制度や新システム対応などのよりクリエイティブで専門的な業務です。こちらの方が現場や経営陣からの要望が強く、生産性が高い業務ですが、膨大な「事務」の時間が「企画」の時間を奪ってしまう現象はよく見られることです。
2030年には、2010年と比べ約7割の人材で業務をこなさなければならないほど、少子高齢化・労働力不足は深刻になります。生産性の向上はこうした厳しい状況において、企業の生き残りのための重要課題といえます。
また、管理部門の働き方の効率化により、残業を少なくし、コストをカットする目的でもDXを進めることが必要です。例えば、管理部門の業務には単純作業が多く見られますが、入力・転写・チェックなどは、RPA（＝ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールで代替できる業務です。
また、RPAなどで自動化を進めないと、ミスをなくすために、人の手で何度もチェックをし経理や人事、総務、法務といった各部門の残業時間が非常に多くなる傾向があります。ミスをなくすために、長時間労働になかなか歯止めが利かなくなりがちです。
より本質的な業務に集中して業務改革をするということは、「業務を変える」ことを意味しています。
単純作業をしていたのをRPAツールで代替させる、紙で行っていた事務をデジタルでの処理に代える、分析などのより重要な業務をデジタルツールで自動的に行う、など、管理部門の業務を変化させることが必要です。
管理部門で、これまでデジタル化を本格的に進めてこなかったのなら、まずは紙の電子化から始めましょう。紙データを電子データに変えるだけで、自動で業務をこなせる可能性が広がるためです。また、紙データの管理もデジタルツールでより簡単に進めることが望ましいでしょう。
ペーパーレス化を効率よく進めるには、たとえば、高度な読み取りに対応できるAI-OCRで紙を読み取り、人の手による修正を多少加えた後は、RPAにより自動で読み取ったデータを整理するといった方法があります。データを効率よく活用するには、帳票管理システムなどの文書管理システムを使うことが考えられます。
文書管理の中でも会計帳票の管理に次いで膨大になりやすく、効率化が問題になるのが契約書の管理です。この点、契約書専用の管理システムである契約書管理システムを利用するとメリットが大きいとされています。
そもそも契約書管理とは？についてはこちらをご覧ください。
>契約書管理とは？その必要性と方法について
たとえば電子契約サービスと契約書管理システムの組み合わせで、契約書の作成から締結までの手続きを管理することができます。さらにグループウェアと連携することで、承認作業をワークフローで対応できるなど、契約書業務の効率を大幅に向上させることが可能です。
どの契約書管理システムを選べばいいかお悩みの方はこちらもご参考ください。
>契約書管理システム比較4選 自社に合ったシステムを導入するには？
電子契約サービス、ワークフロー、契約書管理システムを連携させるソリューションは、オフィスでの業務を効率化させるだけでなく、リモートワーク対応としても理想的です。契約書に関する業務を出社せずに完結することが可能で、なおかつ迅速に進めることができます。
こうしたソリューションを導入した後、定型的な契約書であれば、作成から承認、署名まで即日で済ませられるような例が各社で多く見られます。
電子契約、ワークフロー、契約書管理を連携させることができれば、システムで進めることができ、今まで以上に大幅なリモートワークを推進することもできます。
また、これらの業務には今まで紙の回付で処理まで時間がかかるものでしたが、非常にスピーディーに進められるため、残業時間を減らす効果も高いと考えられます。
電子契約について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>電子契約とは？紙の契約書に対する優位性をご紹介
かつては、「DXは、大企業のためのもの」と考えられてきました。しかし、経済産業省は国をあげてDX推進を掲げており、すべての企業にとってDXが取組みやすくなっています。
たとえば電子契約サービス、ワークフロー、契約書管理システムは、すべてクラウドで導入することができ、基本的に月額の利用料金払いで導入することができます。初期投資に多額の投資をしなくても、DXは実行可能です。
また、中小企業は、人材確保の面では大手と比べ状況が厳しいだけに早目の対応が必要です。中小企業にこそ、紙のデジタル化を手始めに、管理部門のDXに積極的に取り組むことをおすすめします。
しかしながら、冒頭でも述べたように、膨大な「事務」作業のせいで社内DXを実現するための「企画」業務に時間を割けない企業様も多いと思います。
そういうときは、弊社のkintone導入開発コンサルティングサービスをご検討ください。kintoneは短期間で管理部門のDXを実現できるツールです。
管理部門のDX推進には、紙データのデジタル化がポイントとなること、また、契約書管理システムを使うと、電子契約やワークフローまで連携し、契約書関連業務を効率化できて、効果が高いことをご紹介しました。
「契約書管理 on kintone」なら、グループウェアであるkintoneのワークフローの連携と、広く使われている電子契約サービス、クラウドサインと連携して業務の効率化が進められます。
短期間で導入できて料金も月額払いなので、管理部門のDXを始めることを検討中ならおすすめです。