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増え続ける契約書、覚書や関連資料も
あわせて保管で案件管理がラクに

キューズコンサルティング株式会社

(左から)キューズコンサルティング株式会社 代表取締役 高野 素幸氏、営業企画部マネジャー 木村 清香氏、ファーマコビジランスマネジャー 橋口 あゆみ氏

導入のポイント

  • Excelでの契約書管理からkintoneによる契約書管理に移行
  • 契約書類の期限管理をメール通知し、期限更新忘れを防止
  • 今後、契約書管理だけではなくkintoneの様々な機能を活用していく方針
キューズコンサルティング様導入事例のポイント

図:キューズコンサルティング様活用例

「Excel※1からの脱却」がテーマ、
テレワークを機に契約書管理をクラウドで

キューズコンサルティング(以下、キューズ)は、医薬品および医療機器、再生医療等製品の開発から市販に関するコンサルティングおよび薬事業務の支援を行っています。高い専門性が求められる領域だけに、費用も高額になりやすいということです。

そんな中キューズでは、国内ベンチャーや中小企業向けに、1時間から利用できるスポットコンサルティングなど幅広い支援を展開。クライアント様が困ったときに、ピンポイントな相談ができるため、市販までのスピードアップが可能に。キューズのサービスは好評を呼び、契約数を伸ばしているといいます。社員数も増えていきました。

「新型コロナウイルスの感染拡大もあいまって、キューズでは基本的に、テレワークで働いています。東京本社のほか、神戸にも支社がありますし、ニューヨークから業務に携わってくれている方もいて、テレワークでも業務がスムーズに回る仕組みが必要でした」と語るのは、営業企画部マネジャーの木村清香さん。

営業企画部マネジャー 木村 清香氏

営業企画部マネジャー 木村 清香氏

テレワークを背景に契約書管理システムの検討を始めたのが2021年3月だったそうです。それまでは問題なく業務を進められたのでしょうか?

「契約書の件数がそこまで多くはなかったので、Excelで管理できていました。契約の数が増えてきて、Excelでの管理がそろそろ難しくなってきたと感じはじめたのが、2021年の春先のことでした」。

初期設定にも希望を反映してくれる
手厚い導入サポートが決め手に

テレワークでも契約内容を確認できる状況をつくるという、明確な目的意識をもって契約書管理システムの導入を検討し始めたキューズですが、はじめはkintoneを検討していなかったそうです。 

「最初は、サーバを立てて構築してもらうような大がかりなシステムをイメージしました。導入費用も高くなるだろうから補助金を活用しよう、とまず考えたのです。補助金のサイトを眺めてみると、契約書管理システムを扱っているのが新明和ソフトさんでした」 

キューズからの連絡を受け、ヒアリングに伺った新明和ソフトテクノロジ 東日本グループ営業ユニットの山本優斗は当時を次のように振り返ります。

「テレワークで契約書を閲覧できるようにしたいというご希望や、使用人数などの条件をお聞きしました。すると、閲覧できるデバイスを制限してしまうオンプレミス型のシステムより、閲覧権限に応じて誰でもアクセスできるクラウドソフトの方が使い勝手が良さそうだと思い、契約書管理 on kintoneを提案させていただいたのです。結果として初期費用も大幅に抑えられたので、補助金を使用することなく実費でご導入いただけました」

契約書管理 on kintoneの提案を受けた印象について、木村氏は、「サーバなどのメンテナンスがいらないので、クラウド型のソフトを入れていただいたのは良い判断だったと思います」と語りました。

新明和ソフトテクノロジ 山本 優斗

新明和ソフトテクノロジ 山本 優斗

「お悩みや目的に応じてご契約をいただくため、契約の内容や金額、契約期間は案件ごとに異なります。更新や満了の時期になると、確実に通知がくるようなシステムを求めていました」と検討時の状況を教えてくださったのは、ファーマコビジランスマネジャーの橋口あゆみ氏。 

「医薬・医療業界の動きに合わせ、臨機応変な対応を求められます。そのため、契約書のほかに覚書や参考資料も数が多くなりがちです。これらの資料を案件ごとに保管し、いつでも内容を参照できるようにしておきたい、といった希望がありました」と続けました。 

新明和ソフトテクノロジでは、そうしたキューズの希望を一つひとつシステム構築に反映していきました。

 「kintoneなら契約書の期限通知も細かく設定できます。たとえば、案件Aの通知は期限の60日前に、案件Bの通知は期限の20日前に、といった設定が可能なのです。それらの設定はお客様で自由に変えられるので、導入後の運用も非常に便利です」と山本は説明します。

 以前はキャビネットに保管していた契約書を、今はすべて契約書管理 on kintone上に保管できているとのことです。テレワークを行うキューズで、「いつでも・どこにいても・必要なときに」契約内容を確認できる体制が整いました。

 「やりたいことやほしい機能をシステム上に反映するには最初の設定が肝心ですが、ITに詳しくないので難しいことも多くて......。新明和ソフトさんがよく希望を聞き、意見をシステム上に反映してくださったので、導入後も問題なく、契約書の管理・閲覧ができています。

 今では、見積書や請求書も契約書と一緒にデータ保存しています。契約更新時や追加のご提案を差し上げるときに営業担当者も契約内容を参照でき、業務が円滑に進められています」と続けました。

ファーマコビジランスマネジャー 橋口 あゆみ氏

ファーマコビジランスマネジャー 橋口 あゆみ氏

拡張機能の活用でビジネスの可能性を広げていきたい

今回キューズでは、kintoneのようなシステム構築基盤を入れること自体が初の試みだったとのこと。新たなプラットフォームを導入することに不安はなかったのでしょうか?

「そうした基盤を入れていなかったからこそ、新たな基盤を入れやすかったのかもしれません。テレワークに合った環境を整えるという目的があったので、kintoneの導入はスムーズでした」と木村さんの答える様子から、風通しのよい社風がうかがえます。

契約書管理 on kintoneの導入に際してkintoneのベースを作ったことで、今では使い方の幅も広がっているとのこと。

「外部サービスを連携し機能を拡張できる『プラグイン』の活用を始めています。先日、データ検索性を高めてくれる『ATTAZoo+(アッタゾー)』を実装して、契約書類の管理・検索がスピーディになりました」と橋口氏。

 木村氏は、「プラグインを使い始めたときも、説明書を読んだだけでは何をどうすればいいのか分かりませんでした。山本さんに相談したところ、丁寧にサポートしてくださり、機能を拡張できたのです」と当時の状況を明かしました。

キューズでは、今後どのようになっていきたいのでしょうか?橋口氏は今後の展望について次のように話します。

「今後は、クライアント向けのデータベースも整備できたらと考えています。クライアントから『このデータを整備してもらえないか』『あのデータを一元管理できないか』といったご相談をいただくことが増えてきたので、kintoneに情報を集約するような新たな使い方を模索していけたら嬉しいです」

木村氏は、「kintoneをカスタマイズすることで、新たなビジネスの可能性が見えてきますね。現状では請け負うことが難しい案件も、システムを整備すれば受け皿を作れるかもしれません。新明和ソフトさんにはセキュリティまで含めた相談ができるので、とてもありたがいです」と期待を高めました。

お二人のコメントを受け、山本は、「kintoneは、自社の業務や社員様の使い方に合わせてシステム構築できるプラットフォームです。新たなビジネスアイデアを支えられるよう、システム開発のご支援ができたら嬉しいです」と締めくくりました。

※1)Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。

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