2,500件を超える契約書の管理をクラウド化
運用負担をほぼゼロに
（左から）株式会社マークス 情報システム部チーフ 佐藤 睦美氏、取締役管理本部長 中山 幸利氏、総務部次長 和田 浩子氏
導入のポイント
- 弊社のクライアント&サーバシステム「契約書管理システム」からクラウド環境の「契約書管理 on kintone」への移行に成功
- 移行するデータが多かったが、「cli-kintone」を利用してデータ移行を効率的に実現
- 契約書類の期限管理をメール通知し、期限更新忘れを防止
図：マークス様活用例
パソコンが突然のクラッシュ、
以前から検討していたクラウド化に向けて舵切り
商品企画から製造、販売までと、マークスの事業は幅広い。販売形態は直営店での小売と卸売、通信販売の3パターン。製品の企画は自社独自に行うほか、存在感あるステーショナリーを世界中から仕入れている。
中山氏によると、「パリ生まれのファッションブランド様をはじめ、世界的に有名なブランドとのコラボレーションも最近は増えてきた」とのこと。
状況が異なる近年においても、国内外の既存のお客様以外にビジネスチャンスを広げ、売上の拡大を目指している。
そんなマークスにおいて、もっとも数の多い契約書は売買基本契約書だ。「他ブランドから仕入れる商品もある中で、仕入と卸、両方の立場で売買基本契約を締結するためです」と、和田氏。
「社外の有名デザイナー様や他ブランドのメーカー様とのコラボレーションが広がるにつれ、ブランド商標の使用許諾契約書も本数が増えています」と、続けた。
取締役管理本部長 中山 幸利氏
締結済みの契約書は増えていき、その数いまや2,500本以上になるという。さらに業務拡大にともない、「月に10本から15本の新規契約書が増えている」そうだ。
そこでマークスは2016年から、オンプレミス型の契約書管理システムを使用してきた。その導入および保守・運用は、新明和ソフトテクノロジが支援している。
今回、クラウド化を決めた理由は何だったのだろうか？中山氏に経緯を聞いた。
「システムをインストールしていたパソコンがクラッシュし、起動不可能になってしまったのです。年末も近づいた2020年12月のこと。パソコンの経年劣化が原因でした。スタンドアローンのパソコン1台でシステムを運用していましたが、端末の復旧は難しい状態でした。
そのときに新明和ソフトテクノロジさんよりkintoneの提案を受けました。実は以前から、基幹システム以外はクラウド化する流れがありました。本件をきっかけに、契約書管理システムもクラウドサービスに移行することが決まったのです」。
自社の業務状況に合わせて
システムを最適化できる、
利便性と操作性の高さが決め手
数あるクラウドサービスの中でもkintoneを勧めた理由について、新明和ソフトテクノロジ 東日本グループ営業ユニットの山本 優斗は次のように語る。
「以前の契約書管理システム上にあった基本機能を踏襲できるのが前提条件。その上で管理項目を柔軟に設定できるのが、kintoneをおすすめした理由でした。
マークス様が管理する契約書の数は膨大です。検索項目を適切に絞り込めなければ、キーワード検索で該当する契約書が複数出てきてしまいます」。
kintoneでは、システム上に登録すべき情報や検索項目をユーザー自身でカスタマイズできる。契約の更新通知も任意のタイミングに設定できるなど、システムを業務に最適化しやすい。
山本の話を受け、情報システムの保守・運用に携わる佐藤氏は、「当時のシステム担当者によると、kintoneは操作性が良く弊社員の誰でも簡単に使えると判断されたようです」とふりかえった。
情報システム部チーフ 佐藤 睦美氏
また、クラウド化のパートナーに新明和ソフトテクノロジを選んだ理由について、和田氏は次のように説明した。
「以前のシステム時代から、きめ細やかに対応してもらえたことが大きな理由です。変更が必要になったとき、新明和ソフトテクノロジさんは技術担当の方がすぐさま来社し、対応してくださるので」。
新明和ソフトテクノロジからの提案を受けてから、社内の合意形成はスムーズだったという。障害発生から約1カ月後の2021年の年始には、kintoneへのシステム移行が完了した。
短期間で実装できたことについて中山氏は、「新明和ソフトテクノロジさんには、以前から弊社の業務内容を知っていただけていることが要因だと思います。年末にはデータ移行を済ませられたので安心しました」と語った。
総務部次長 和田 浩子氏
契約書検索の手間とシステムの
管理コストを大幅削減
今後は他システムとの連携も
kintoneの導入後、どのような変化があっただろうか。社内の契約情報を取りまとめる和田氏のもとには、「利便性が向上した」との声が多く寄せられているという。
「以前のシステムと比べて画面が見やすくなり、検索もしやすくなったと言われます。契約書データを見る際も、以前はシステムからパソコンにPDFをダウンロードしなければいけませんでした。kintoneならクラウド上でPDFをそのまま閲覧できるので、使い勝手が向上したと喜ばれています」と、クラウド化による好影響について和田氏は言及する。
佐藤氏は情報システムの視点から、管理コストの削減メリットについて触れた。
「サーバーの保守が不要になり、作業負担が大幅に削減されました。サーバー機器の定期的な入れ替えや毎年の更新にともなうコストもなくなりましたね」。
最後にこれからの展望について中山氏に聞いた。
「今後はkintoneをより有効活用していきたいと思います。kintoneは、ほかのさまざまなクラウドシステムとAPI連携ができると教わりましたので。例えば電子契約システムを連携することで、契約書の押印から締結が済んだ契約書の保管までkintone上で一元管理できます。そのほか、本契約に付随する覚書や社内の申請書類もkintone上で管理できたら便利ですね」。
kintoneの導入により、エンドユーザーの利便性向上とシステムの管理コスト削減を実現したマークス。今後は各種のAPI連携を進め、契約書のレビューから締結までの流れをスムーズにすることで、ますますの事業発展を遂げていくだろう。
