電子帳簿保存法とは、税法に規定されている帳簿・書類を、一定の要件のもと電磁的記録等により保存することを認める法律です。
2022年初頭に施行が予定されている改正法により、取引記録の電磁的記録による保管の要件が緩やかになり、スキャン保存が大幅に認められることから、企業のペーパレス化が大幅に進むものとみられています。
しかし保存の要件として、システムで対応しないと困難な要件が、一部規定されているので、どうやって企業が対応するかが問題になります。ここで企業のやるべきこと、おすすめの対応方法をまとめました。
目次
電子帳簿保存法は、それまで紙でしか認めてこなかった帳簿の作成・保存に電磁的記録を使うことを認める法律です。1998年に制定された法律ですが、これまでは事前に税務署長の確認が必要とされていたことや、スキャン前の自筆署名が必要とされるなどの要件があり、なかなか電磁的記録により帳簿を作成することや保存することが進んでいませんでした。
改正法では、事前確認や、細かい帳簿作成日や自筆署名の要件がなくなり、税法との関係では大幅にペーパレス化を進めることができるよう条件が緩和されることになりました。
その一方で、改正法では電子取引に、一定の要件で電磁的記録による帳簿や書類の保管を行うことが義務付けられる見通し※１で、法律に対応するために、多くの会社で対応できるシステムなどの導入を進めています。
ところで、電子帳簿保存法には特徴的なキーワードとして「電子取引」についての規定があります。「電子取引」とは、注文書や領収書などに記載される取引情報を電磁的方式により授受する取引のことをいいます。
電磁的方式により授受する取引とは、請求書や領収書のPDFファイルを、電子メールで受け取る場合や、Webページやシステムからダウンロードして受け取る場合などを指しています。
この電子取引については、税制改正の大綱で原則として帳票や取引書類の紙での保管が認められなくなる見通し※１あるとして、ホットな話題になっています。
電子取引での帳票や、取引書類の紙での保管が難しくなると、企業はどのように対応しておいたら良いのでしょうか。
電磁的方式により授受された見積書、注文書、請求書、納品書、領収書、契約書などのデータを電子取引データといいます。
電子取引データは、紙での保存ができなくなる見通し※１です。また、電子取引データの保存には、税法が要求している内部統制の観点からさまざまなルールが課されます。特に、契約書などの取引文書に関する保存ルールは次の点がポイントとなります。
取引データは、税法の適用の基準になるものですので、取引の実態を映す、真実で正確なものでなければなりません。
そこで、契約書などの文書データには、タイムスタンプ※など真実性の担保手段に対応することが求められ、修正・訂正は制限されます。
また、タイムスタンプで証明するのは取引の時期ですが、入力には真実性の担保の観点から期限があります。この点、「取引の業務サイクル後速やかに入力する」と入力時期が定められています。
※タイムスタンプ…ある時刻にその電子データが存在しており、それ以降に改ざんされていないことを証明する技術。
取引の内容が良くわかるように、契約書の「取引年月日」「取引金額」「取引先」は、どの取引に関しても見えるようにしなければなりません。この「可視性」は、一定の項目を保存するのと同時に、検索できるようにしておくことによって確保することができます。
そこで、契約書などの文書データは、検索ができるようにして保管しなければなりません。
現時点で、改正法における契約書などの文書データの保存の要件は上記です。もしも要件が守れない場合、青色申告の取り消しや、内部統制ができてないとされ、重加算税が課されることなどが見込まれています。
もしも契約書をスキャン保存し、システムで管理すると、作成日や取引の内容を項目別に管理することも比較的、容易です。契約書の検索機能は契約書管理システムに元から備わっています。
タイムスタンプや承認フローの管理などとの組み合わせで、社内承認日・取引があった年月日・文書データが作成された日などの管理が容易になります。したがって、税法が要求しているレベルの内部統制がしやすいと考えられるのです。
一方、Excelによる管理では、真実性の要件を満たすこと、可視性の要件を満たすことは不可能ではありません。しかし、Excelで管理する際の留意点が多くあり、税法をよほどよく理解していないと技術的に困難とされています。
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※１：2021年12月1日時点の電子帳簿保存法の改正内容です。今後、変更される可能性があります。