テレワークでの勤怠管理には、顔が見えないところで仕事をしているだけに、難しさがあります。
一方、勤怠管理は、厚生労働省のガイドラインに見られるように、客観性、正確性、指揮命令下に置かれている労働時間を漏らさず管理することといった注意点があり、これらは遵守する必要があります。
では、テレワークでの勤怠管理はどのように行うことが適切なのでしょうか。以下で解説します。
テレワークの勤怠管理は、働いている人の顔が見えない、様子が見えないということ。
また、社内の制度にもよりますが、中抜けや休憩時間も柔軟に設定することが物理的に可能なことがオフィスでの勤務との違いです。
このような背景から、正確性や、管理や集計に関する難しさがあります。
まず、勤務時間を正確に記録することが困難な面があります。
タイムカードや出勤簿など、出勤したときに記録が残るようにするなら、正確な出勤時間と、記録に乖離はないでしょう。
しかし、テレワーク中にパソコンやモバイル端末で記録を労働者主導でつけてもらうと、実際の稼働時間との乖離が生じがちであることは、勤怠管理に関するコンプライアンス上、問題です。
単なる自己申告にならないように、客観性・正確性を保つ仕組みが必要です。
テレワークは、多くの場合、自宅で行われるため、中抜けが生じやすいことがあります。
たとえば、勤務時間中に宅配便が到着したり、自宅にいることにより対応せざるを得なくなるこまごまとしたことが起こりやすく、この中抜け時間をどのようにカウントするか、また、その管理の方法・ルールが問題になります。
管理をしっかりやろうとすると、工数くなりがかかる一方、ルーズにすると真面目に勤務している人のやる気をそぐような結果にもなりかねません。テレワークのメリットである柔軟性と、勤怠管理の本質である勤務時間の正確な把握、管理のバランスが問題です。
厚生労働省は、テレワークにおける勤怠管理についてのガイドライン を公表しています。
これによると、ポイントは以下の通りです。
使用者は、労働者の労働日ごとの始業、終業時刻を確認し、適正に記録することが原則です。テレワークにおいても、平成29年に厚生労働省から公表された「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき 措置に関するガイドライン」に従い、客観的、正確に記録することが要求されています。
客観的であるべきものなので、自己申告では足りないことが原則です。やむを得ず自己申告にせざるを得ない場合でも、客観性を担保するように記録する、たとえばパソコンのログイン時刻などの記録を別途取っておくなどの工夫やモバイル端末でより勤怠報告を正確にしやすい仕組みを作るなどの工夫が必要と考えられます。
テレワークでは、「使用者の指揮命令下に置かれている時間であり、使用者の明示又は黙示の指示により労働者が業務に従事する時間は労働時間に当たる」とのガイドラインで示された原則が守りにくいことがあります。
このため、たとえば、中抜けの時間を記録させ、報告させるなどの仕組みを作っておくことが必要です。
ただ、注意すべきは、使用者の方から「1時間伸ばして仕事をして欲しい」などの一方的な依頼はできないので、あらかじめ中抜けの時間の取り扱いと、カバーする方法については、就業規則で明記するなどのルール上の手当てをしておくことが必要です。
先にご紹介したポイントは、非テレワークにおいても勤怠管理のポイントであり、すでに皆さんが、よく理解をされていることと思います。
しかし、実際にテレワーク下で勤怠管理をする側からすると、「記録をつけてもらっても、管理が膨大で回らない」「パソコンのログイン時刻の記録を管理するのも、非常に煩雑」などの意見が多く、実践に課題があります。
ただし、これらの悩みには解決策があります。デジタルツールの利用や、制度の見直しなどにより、管理の手間を減らすことは可能なのです。
現在の勤怠管理ツールは、正確性を担保するうえで優れたものが多く出回っています。
たとえば、パソコンの立ち上げ時刻と、パソコンのシステム打刻時間を記録し、乖離のあるものだけ管理するようにできるツールは客観性の担保に優れています。モバイルアプリでタイムカードを打刻するのと同じような操作、記録ができるものなら、出張でも在宅でもすべて同じ方法で打刻でき、操作も簡単です。
現在の勤怠管理ツールは、データの集計、異常値の検出、職員へのリマインダーなど、勤怠管理に必要な業務の多くを自動でこなし、正確性を担保できるものが多く見られ、テレワークには勤怠管理ツールによる管理が適切と考えられています。
また、どの会社でも実現できるものではありませんが、フレックスタイム制は、就業時間そのものが柔軟で、労働者の裁量の余地が大きい制度であるため、中抜け・休憩などの管理の手間を減らすことができます。使い方次第で、管理の手間を減らし、テレワークの実態に合わせた運用が可能なので、制度検討に値するでしょう。
勤怠管理も、DX＝デジタルトランスフォーメーションを積極的に進めると、勤怠管理業務の効率化、コスト削減、単純作業の減少をもたらすことになります。
「客観性、正確性の担保」や「集計や管理の自動化」「モバイル対応」が、勤怠管理ツールを用いることで、勤怠管理業務の改善に特に役立つと考えられており、これらが人事業務でのDXの目玉といっても良い機能でしょう。
これらの機能を持ち、すでに市場に出回っているツールの中から自社にとって適切なツールを使うことにより、厚生労働省ガイドラインを遵守でき、テレワークの促進にもつながります。また、人事業務の効率化、勤怠管理の公平性の確保、信頼度のアップなど、多くのメリットをもたらすことがわかっています。
ペーパーレス化に対応し、テレワークしの運用を始めたが、人事担当や管理職の方が勤怠管理の事務の煩雑さで悲鳴を上げている、ということではなかなかテレワークは定着しません。
一方、オフィスで働くことは必ずしも当たりまえのことではなくなった現在、「うちはテレワークをしない」とすることは採用にも影響を与え、若年層の採用にも好ましい影響が出ないものと考えられます。
テレワークを経営戦略に組み込むうえで、勤怠管理の問題は避けられないので、できるだけ早く自社の実態に合ったツールを見つけて導入することをおすすめします。
また、勤務時間に関する社内制度を一度見直してみることもより適切な勤怠管理の在り方を検討する上で役に立つでしょう。